بایگانی اسناد در زونکن چگونه است ؟
بایگانی اسناد به این دلیل مهم هستش که طبقه‌بندی اسناد و مدارک و رعایت کردن نظم و ترتیب آنها بسیار حائز اهمیت است. اگر تعداد زیادی کاغذ در اسناد و مدارک و پرونده‌های خود دارید امکان گم شدن آنها بالاخره می‌تواند باشد اما با نظم و جمع کردن آنها در یک زونکن در بایگانی قطعاً می‌توانید هر وقت که بخواهید به آنها دسترسی داشته باشید و نگران گم شدن یا آسیب رسیدن به آنها نباشید شاید به این فکر کنید که امروزه به دلیل پیشرفت علم همه چیز هوشمند و یا آنلاین هست و شما به صورت الکترونیکی یا هوشمند می‌توانید در سیستم‌های خود بایگانی‌ها و مدارک خود را در یک پوشه یا فولدر داشته باشید و هر وقت که بخواهید به آن دسترسی داشته باشید. گاهی اوقات در یک سری پرونده‌ها به همین صورت است اما می‌توان گفت دائم اینطوری نیست و فاکتورها و یا دیگر پرونده‌های مهم در هر سازمان یا اداره در هر زمینه‌ای که باشد به طور کاغذی هست و شما مجبور به نگهداری درست از آنها هستید و نگهداری درست از آنها داخل زونکن‌ها هستند اما انتخاب زونکن ها هم یکی از موضوع‌های بسیار مهمی هست که باید حتماً به آن توجه کنید. به اینکه باید چه زونکنی را انتخاب کنید؟ نحوه بایگانی اسناد به چه شکل است و چگونه در زونکن‌ها باید قرار داد؟ در خرید زونکن چه نکاتی را باید رعایت کرد ؟
در این مطلب از مجموعه خانه زونکن می‌خواهیم درباره ادامه سوالات صحبت کنیم در ادامه همراه ما باشید .
زونکن بایگانی
زونکن‌ها ابزار بسیار مناسبی برای بایگانی کردن اسناد و مدارک شما و همینطور پرونده‌هایی که می‌خواهید همیشه به آنها دسترسی داشته باشید و آسیبی به آنها نرسد هستند زونکن بایگانی کمی متفاوت‌تر از دیگر پوشه‌ها و یا پرونده‌ها هستند و به طور مناسب‌تری از پرونده‌ها نگهداری می‌کنند اولین ویژگی که زونکن های بایگانی را از دیگر پوشه‌ها جدا می‌کند جلد محکم و مقاوم آنها هستش و از دیگر ویژگی‌های آن حجم زیاد برگ‌هایی که می‌تواندر زونکن ها قرار داد که می‌توان گفت تا ۵۰۰ برگه را در خود جای می‌دهد و زونکنی که می‌خواهید در بایگانی قرار بدهید ممکن است به کار شما بیاید و هر وقت بخواهید آنها را بردارید در روی قفسه‌ها یا از بالاترین طبقات اتاق بایگانی یا کمد بایگانی به دلیل داشتن حلقه فلزی که به روی آنها هست به راحتی می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید .هنگامی که زونکن مناسب به پرونده‌های خود و بایگانی خود را انتخاب کردید مراحل بایگانی کردن اسناد را انجام می‌دهید.
مراحل بایگانی در زونکن
اولین مرحله اسم گذاشتن زونکن‌ها هستند در ابتدای مقاله گفتیم که تنها حجم زیادی از اسناد و مدارک را می‌توانند در خود جای بدهند و حجم و گنجایش آنها زیاد است به همین دلیل شما باید یک برچسب یا یک لیبل به روی زونکن ها یا پشت زونکن‌ها بزنید و با استفاده از این‌ها زونکن‌ها را از یکدیگر جدا کنید و تشخیص بدهید که کدام مربوط به چه پرونده‌ای هست و هنگامی که به دنبال مدارک یک پرونده بودید دیگر وقت خود را صرف گشتن زونکن ها نمی‌کنید و با اسم آنها می‌توانید تشخیص بدهید که چه پرونده‌ای هست و آن را در دسترس قرار بدهید این کار باعث صرف انرژی و صرف زمان نیروی انسانی و همینطور کارمندان نمی‌شود مرحله بعد کاری که باید انجام بدهید گذاشتن مدارک و پرونده‌های مانند یکدیگر در یک زونکن هستند به طور مثال برگه‌هایی که یک تاریخ و یک موضوع دارند را حتماً در یک زونکن قرار بدهید و برگه‌هایی که تاریخ‌های متفاوتی دارند یا موضوع‌های متفاوت دارند را جزو برگه‌های یک زونکنی که همه آنها با یکدیگر یک موضوع دارند قاطی نکنید مرحله بعد تهیه فرم‌ها هست که در بایگانی یک موضوع مهم هست که در این فرم‌ها شماره مرجع تاریخ ذخیره سازی و بایگانی کردن و همینطور یک سری توضیحات هستند و باید توجه کنید که محتوای زونکن بایگانی و تاریخ آن و همینطور اطلاعاتی که در آن هست حتماً در دسترس خود داشته باشید و آنها را ذخیره کنید و اجازه دسترسی به دیگر افراد را بدهید .
در پایان
فقط به این توجه نکنید که شما باید چیزهای مهم و پرونده‌های مهم را حتماً بایگانی کنید یک سری پرونده‌ها هستند که ممکن است زیاد به کار شما نیایند و و دلیل نمی‌شود که شما آنها را رها کنید و حتماً باید از آنها نگهداری کنید چون ممکن است یک روزی به کار شما بیایند در این مطلب از زونکن‌ها و نحوه بایگانی در آنها صحبت کردیم و گفتیم که مهمترین موضوع این هستش که شما بایگانی‌های خود را در زونکن قرار بدهید و به این صورت از آنها نگهداری مراقبت کنید.
تاریخ ارسال : 1403/9/28
