استفاده درست از زونکن‌ها
این روز ها زونکن‌ها و همینطور زونکن‌های اداری استفاده زیادی در تمامی سازمان‌ها و اداره‌ها و دفترهای کار دارد و به دلیل پر استفاده بودن این محصولات قیمت آنها هم گران تر است اما نسبت به دیگر پوشه ها مانند کلاسور یک قیمت پایین‌تر چشمگیری دارد قیمت آن در انواع سایت‌ها متفاوت است و بستگی به جنس و مخصوصاً جنس قفل‌های درون آن دارد یک زونکن خوب و مناسب و مرغوب از جنس مقوایی یا پلاستیک محکم و با دوامی تولید شده و همانطور که گفتیم قفل درون آن خارجی هست و این قفل خارجی باعث می‌شود که هر چقدر این قفل‌ها باز و بسته بشوند و برگه ها در آنها قرار بگیرند آسیبی نبینند و یا زنگ نزنند و همینطور حلقه‌هایی که بیرون آنها و در کنار زونکن ها هست باید یک حلقه محکم و خارجی خوب باشد این‌ها نشانه یک زونکن مرغوب و مناسب و با دوام است که باعث می‌شود در اثر فشار هیچ آسیبی نبینند و همینطور از پرونده‌ها مراقبت کنند در این مقاله به مهم بودن زونکن‌ها و اینکه نباید به آنها آسیب برسد و از آنها درست مراقبت استفاده کنید صحبت کردیم در ادامه این مطلب را تا انتها بخوانید.
آسیب نرساندن به زونکن‌ها
گفتیم که این روزها برای اینکه زونکن مرغوب و خوب داشته باشید باید هزینه زیادی کنید تا به طور عمده زونکن‌های با دوام مستحکم داشته باشید و هنگامی که زمان خود را به صرف گشتن زونکن های خوب کردید و هزینه زیادی هم برای آنها کردید و می‌خواهید که آنها را بایگانی کنید باید به یک سری نکات توجه کنید؛ پرونده‌های خود را دسته‌بندی کنید و ببینید که چه برگه‌هایی موضوع آنها یکی هست و باید در یک زونکن باشند و همینطور برگه‌هایی که از نظر اقتصادی و یا تاریخی ارزش دارند را حتماً بایگانی کنید در کل برای این تهیه می‌شوند که مدارکی که ارزش دارند و باید کنار گذاشته بشوند و به این فکر می‌کنند که یک روزی به کار آنها می‌آید را در زونکن‌ها بایگانی می‌کنند و اما بعد از اینکه پرونده‌ها را در زونکن قرار دادید و خواستید که آنها را بایگانی کنید باید یک جای امن و مناسب را برای بایگانی انتخاب کنید.
یک مکان امن برای بایگانی باید حتماً مکانی باشد که مطمئن باشید گرما و آتش سوزی در آن رخ نمی‌دهد و از این نظر مطمئن است از نظر دیگر در صورت مطمئن بودن از گرما و حریق آتش باید مطمئن باشید که رطوبت در آن مکان وجود ندارد. علاوه بر این‌ها پرونده‌های خود را نباید رو به روی نور مستقیم آفتاب بگذارید به دلیل اینکه جلد زونکن‌ها یا پوشه‌های شما امکان پوسیدگی پیدا می‌کند و تمامی پرونده‌های شما آسیب می‌بیند.بایگانی کردن اول در اینکه در چه محافظی یا پوشه‌ای می‌خواهد قرار بگیرد اهمیت دارد و بعد اینکه تمام این پوشه‌ها کجا بایگانی می‌شوند بسیار حائز اهمیت است و اگر به آنها از سر بی‌توجهی آسیب برسد ممکن است تمامی اسناد و مدارکی که از یک موضوع دارید از دست شما برود و دیگر کاری دست شما بر نمی‌آید به همین دلیل نحوه بایگانی اسناد در زونکن‌ها بسیار اهمیت دارد و مهم است که اداره‌ها و سازمان‌ها بدانند که چگونه باید اسناد خود را بایگانی کنند.
بایگانی اسناد به چه شکل است؟
در مقاله قبلی توضیح دادیم که نحوه بایگانی در زونکن ها به چه شکل است در این قسمت می‌خوایم بگوییم که روش‌های بایگانی اسناد در زونکن‌ها به چه شکل است و باید چه مواردی را در این زمینه رعایت کرد :
بایگانی الکترونیکی
امروزه با پیشرفت علم بیشتر کارها به صورت الکترونیکی هست و در این صورت امکان آسیب نرسیدن به اسناد و همچنین نگهداری بهتر از اسناد وجود دارد در این روش شما می‌توانید به سریع‌ترین شکل ممکن و همچنین آسان‌ترین شکل به مدارک خود دسترسی داشته باشید و به این شکل شما می‌توانید مدیریت کنید که چه کسانی به این اطلاعات در کامپیوتر دسترسی داشته باشد و برای نگهداری طولانی مدت از اسناد خود می‌توانید آنها را پی دی اف کنید.
بایگانی دیجیتال و بازاریابی اطلاعات
امروزه در بیشتر اداره‌ها اسناد به صورت دیجیتالی ذخیره می‌شوند و از آنها استفاده می‌شوند و نحوه بایگانی در اسناد به یک تعدادی ختم و یا محدود نمی‌شود و کسانی که از این پوشه‌ها استفاده می‌کنند می‌توانند هر چقدر که می‌خواهند شماره گذاری کنند یا به روی پوشه‌ها نامگذاری کنند برای بهتر جستجو کردن اسناد شما می‌توانید از سیستم‌های جستجوی پیشرفته استفاده کنید و در این صورت نیروی انسانی و یا زمان خود را صرف گشتن به دنبال پرونده‌ها نکنید و از این راه سریع‌تر به آنها دسترسی داشته باشید.
امنیت بیشتر و نگهداری بهتر از اسناد
صد در صد به این پی برده‌اید که به صورت دیجیتالی حتماً می‌توانید امنیت بیشتری به روی مدارک و اسناد خود داشته باشید اما این را فراموش نکنید که نگهداری اسناد به صورت دیجیتالی یا در زونکن بسیار مهم است و باید برای امنیت آن تلاش کنیم از زمانی که شما اسناد خود را تولید می‌کنید و می‌خواهید که از آنها نگهداری کنید.نگهداری آنها بسیار مهم است و باید آنها را مدیریت کنید. برای نگهداری اسناد اسنادی که لازم دارید یا حتی اسنادی که تاریخ آنها تمام شده و دیگر مورد نیاز شما نیست بسیار مهم هست که چگونه آنها را مدیریت می‌کنید.
بایگانی در زونکن‌ها بهترین روش است اما شاید به سختی‌های آن فکر کنید و ببینید که اگر یک سیستم جلوی شما روشن باشد اسناد و مدارک شما در آن باشد و بتوانید به این صورت از آنها نگهداری کنید قطعاً کار راحتی است و می‌توان گفت در هر صورت از هر دوی آنها باید به خوبی نگهداری کنید و امنیت آن را برقرار کنید. در بایگانی ، شما باید اگر چیزی را می‌خواهید یا برگه ای برای شما مهم است حتماً یک کپی داشته باشید اما در بایگانی دیجیتالی به این صورت نیست و شما با خرید زونکن و اینکه شما چه جنسی را با چه قیمتی انتخاب می‌کنید اهمیت بیشتری دارد و درخرید زونکن به آن توجه کنید.
در پایان
در وب سایت خانه زونکن ، زونکن های متنوعی را در سایزهای مختلف و رنگ‌های مختلف با بهترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت مشاهده می‌کنید برای ثبت سفارش می‌توانید با ما تماس بگیرید و به صورت عمده زونکن خود را از ما خریداری کنید.
تاریخ ارسال : 1403/8/3
