اصول بایگانی
بایگانی اصول‌ها و روش‌های خاص خودش را دارد که طبق برنامه و طبق مراحل خود پیش می‌رود در کل بایگانی آرشیو کردن اسنادی هستش که از نظر اجتماعی و اقتصادی برای یک شرکت و یک دفتر کار در هر زمینه‌ای کار می‌کنند مدیریت اسناد امروزه بسیار مورد توجه قرار دارد و می‌توان گفت به عنوان یک علم در دنیای پیشرفته افراد خیلی به آن توجه می‌کنند بازیابی اطلاعات پرونده‌ها برای انجام وظایف به مراجعه کنندگان و یا مشتریان یا حتی اطلاعات شرکت خیلی اهمیت دارد و در صورتی که پرونده‌های خود را بایگانی نکنید هنگام پیدا کردن آن به مشکل برمی‌خورید و اگر این اصول اساسی را رعایت نکنید ممکن است هنگامی که پرونده‌های خود را نیاز دارید یا افرادی که پرونده‌های آنها را به دست گرفته انجام داده‌اید و به آنها نیاز داشته باشند به مشکل برمی‌خورید در هر سازمان و اداره بایگانی و آرشیو بخش مهمی از آن هست و آن اختصاص داده می‌شود و با توجه به پوشه‌ها و زونکن‌ها مدارک آرشیو می‌شوند که در این مطلب می‌خواهیم درباره آن به طور کلی صحبت کنیم با خانه زونکن همراه باشید.
بایگانی اسناد و مدارک
توسعه فعالیت‌های سازمان‌ها و اداره جات‌ها و همینطور تبادلات سازمانی آنها به حجم زیادی از پرونده و اسناد را به وجود می‌آورد هنگامی که حجم این اسناد و مدارک بیشتر بشود مشکلاتی به وجود می‌آورد که مهم‌ترین آنها مشکل دسترسی به اسناد و همینطور دیرتر پیدا کردن بازیابی آنها هست و مهم‌ترین آنها هم هزینه‌های زیادی هستش که برای نگهداری آنها باید صرف بشود مشکلات دیگری مانند اتلاف وقت پرسنل و کارمندان هست که باید زمان‌های زیادی را مشغول پیدا کردن یک سری پرونده و مدارک بشوند همینطور امنیت اسناد و مدارک بسیار مهم است و از اینکه بدانید که مدارک شما کجاست و در چه حالتی هست بسیار مطمئن‌تر می‌شوید و نگران پرونده‌های خود نیستید .
روش‌های بایگانی اسناد
مرحله اول ایجاد کردن بایگانی هست و در این مرحله شما باید مدارک خود را طبق همان پرونده‌ها بایگانی کنید و بیشتر از آن تکثیر نکنید و همینطور روش‌های استاندارد را در پیش بگیرید و فرم‌ها را استاندارد بازی کنید نوع پوشه و کاغذ هم استاندارد سازی کنید و از همه جهت به آن مطمئن باشید مرحله بعد به کارگیری و استفاده هست که در این مرحله دسترسی به اطلاعات و همینطور اصول و روش‌های تشکیل پرونده بسیار مهم و ضروری است و در آخر نتیجه ارزشیابی اسناد انتقال اسناد به آرشیو یا همان بایگانی هست که در آخر انجام می‌شود .
اصول بایگانی
بایگانی اصول‌های مهم خودش را دارد که باید در بایگانی کردن اسناد حتماً رعایت بشود در این قسمت به آنها اشاره می‌کنیم:
اصل آسان بودن
سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و چیدمان اسناد و مدارک باید آسان و قابل درک باشد و وقت زیادی برای آنها صرف نشود و به آسان‌ترین شکل ممکن و راحت مفهوم بشود.
اصل قابلیت اجرا
بر اساس این اصل سیستمی که از آن استفاده می‌کنید باید با توجه به نوع و ماهیت و امکانات در دسترس باشد و در هنگام اجرا قابل پیاده شدن باشد سخت و پیچیده نباشد و یا اینکه امکان دسترسی آسان به آن وجود نداشته باشد .
اصل قابلیت انعطاف
به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تمامی تغییرات تحولاتی که در آن قرار است ایجاد بشود را داشته باشد و در این زمینه تمام پیش‌بینی‌های لازم را انجام داده باشد .
اصل دقت و سرعت
سیستم بایگانی و روش‌های مورد عمل باید حتماً به نحوی باشند که در دقت و سرعت بهترین عملکرد را داشته باشند تا هنگام تصحیح بتوانند سریع‌ترین شکل ممکن عمل کنند.
اصل افراد با صلاحیت
کارکنان بایگانی باید در این شرایط حتماً آماده برای احراز شغل باشند و در این زمینه تجربه و مهارت کافی را داشته باشند.
اصل نظم اصولی و منطقی
تشکیل پرونده و تنظیم کردن پرونده و مطالب آنها حتما باید یک نظام اصولی و منطقی استفاده بشود به طوری که ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع‌نامه‌های آنها وجود داشته باشد. رعایت تقدم در شماره‌ها حفظ یک نسخه از هر نامه و پاک کردن و حذف کردن نسخه‌های اضافه متعادل برای هر پرونده .
محافظ پرونده‌ها چه چیزی باید باشد؟
محافظ پرونده‌ها انواع مختلفی از پوشه‌ها هستند که می‌توانند کلاسورها زونکن‌ها یا خود پوشه‌ها باشند اما اگر دقت کرده باشید در بیشتر اداره جات ها و سازمان‌ها و همینطور دفترهای کاری از زونکن‌ها با قطرهای زیاد استفاده می‌شوند و همینطور زونکن‌ها انواع مختلفی دارند در سایزهای مختلفی هم هستند به هر شکلی که بخواهید و به کار شما بیاید می‌توانید از آن استفاده کنید و باید گفت که زونکن بهترین نوع محافظ پرونده‌ها در بایگانی‌ها هستند و به آنها در طولانی مدت هم آسیبی نمی‌رسد و اگر جنس آنها مقوای محکم باشد در اثر فشار دیگر پرونده‌ها هم آسیبی نمی‌بینند و همینطور اگر احتمال رطوبت در یک مکان باشد باز هم آسیب به آنها نمی‌رسد.
در پایان مقاله
در این مقاله از مجموعه خانه زونکن درباره بایگانی و اصول بایگانی و روش‌های آن صحبت کردیم و تمامی اصل‌ها و اصول‌ها را نام بردیم و گفتیم بهتر است برای بایگانی‌های خود از زونکن استفاده کنید . ما در وب سایت خانه زونکن ، زونکن‌های با کیفیت و در هر سایز و عطف مناسب به فروش می‌رسانیم و ارائه می‌دهیم ممنون که تا انتهای مقاله با ما همراه بودید از سایت ما دیدن کنید.
تاریخ ارسال : 1403/9/26
