بایگانی یا آرشیو چیست ؟
یک سری مدارک مهم که دارای ارزش تاریخی یا حقوقی و یا فرهنگی هستند را بایگانی می‌کنند که برای مدت طولانی حفظ بشود و در یک جای نگهداری می‌کنند که به آن بایگانی آرشیو اسناد می‌گویند بایگانی مدارک جهت حفاظت از اسناد و مدارک است و همچنین از مزایای آن می‌توان به نیروی انسانی اشاره کرد که زمان زیادی را صرف گشتن و پیدا کردن به دنبال اسناد و مدارک دیگر نمی‌کنند هر شرکت در هر زمینه‌ای که باشد اسناد و مدارک مهمی دارد که گرانبها هست و از نظر اداری حقوقی مالی علمی تاریخی و فرهنگی ارزش نگهداری دارند و به طور دائم باید حتماً از آنها حفاظت بشود و اینطور مدارک حتماً یک روزی یک جایی به کار می‌آیند و بهتر است که از آنها به درستی حفاظت بشود در این مطلب از مجموعه خانه زونکن می‌خواهیم درباره بایگانی یا مدیریت اسناد صحبت کنیم .
بایگانی اسناد و مدارک
تمامی سیاست‌ها و قوانین و مقررات و همچنین روش‌ها در بایگانی وجود دارند و به عنوان یک منبع اطلاعاتی در آنجا نگه داشته می‌شوند تا در مواقعی که نیاز است به آنها دسترسی پیدا کرد و از آنها استفاده کرد اگر بخواهیم به طور کلی بایگانی مدیریت اسناد را توضیح بدهیم می‌توانیم در سه مورد به آنها اشاره کنیم مجموعه روش‌های علمی و استاندارد که شامل نحوه تشکیل پرونده دستیابی به پرونده و تفکیک پرونده‌ها به جاری نیمه جاری و راکد و ... می‌باشد محل نگهداری و حفظ اسناد مجموعه پرونده‌های موجود در بایگانی است تا به اینجا مفهوم بایگانی را فهمیدیم و اگر بخواهیم به طور کلی‌تر و کامل‌تر توضیح بدهیم به این شکل هستش که تشکیلات تعریف شده‌ای وجود دارد که وظیفه دریافت و ثبت و حفظ و نگهداری پرونده‌های دستگاه‌های مرتبط را بر عهده دارد و موظف هستند که به افراد معین و مربوط به تمامی این موارد خدمات ارائه بدهند.
اهداف بایگانی اسناد و مدارک به قدری اهمیت دارند که در مراحل قانونی بسیار مهم می‌شوند و مورد توجه و استفاده قرار می‌گیرد و همینطور اسناد که اطلاعاتی دارند که توسط سازمان‌ها به وجود اومدند دیگر نیاز به مسئولیت پذیری یا پاسخگویی ندارند و از طرف دیگر به عنوان اسناد و مدارک موثر و مهم به دست مدیران قرار می‌گیرد و از آنجا به بعد مدیران باید این موضوع را هدایت و مدیریت کنند محل مناسب بایگانی در شرکت‌ها اتاق‌های بایگانی مهم‌ترین بخش از یک ساختمانی است که فقط به حفظ و نگهداری اسناد اختصاص داده شده و همینطور به دلیل سنگینی پرونده‌ها مناسب‌ترین محل برای استقرار بایگانی و نگهداری آنها طبقات پایین‌تر ساختمان‌ها می‌باشد حتماً باید یک جای مناسب برای نگهداری اسناد و مدارک و بایگانی اسناد مهم باشد که آسیب آنها نرسد برای مثال یک سری محیط‌های غیر سالم و محوطه‌های زیر شیروانی به دلیل اینکه مرطوب هستند اصلاً برای بایگانی مناسب نیست و قطعا به تمامی اسناد آسیب می‌رسد .
محیط‌های خطرناک و محیط‌هایی که نزدیک بخار هست به دلیل آتش سوزی اصلاً جای مناسب برای بایگانی اسناد و مدارک نیست محیط‌هایی که از نظر دسترسی مشکل دارند و همینطور ممکن است که به اسناد آسیب برسد و یا محیط‌هایی که هیچ نظارتی به روی آنها نیست و یا نمی‌توان کسی را برای نظارت برای آنها گذاشت به دلیل اینکه اسناد ممکن است محرمانه باشد و مهم هستند اتاق‌های بایگانی سری ویژگی‌ها دارند که مخصوص بایگانی و آرشیو اسناد و مدارک هستند مثلاً پوشش داخلی و خارجی دیوارهای بایگانی از مسائل ضد رطوبت ساخته شده که از نظر حرارتی هم عایق‌بندی شده و از این نظر می‌توان به تمامی اسناد مداری که آنجا بایگانی می‌کنید مطمئن باشید اگر هم رطوبتی در فضای بایگانی شما باشد باید حتما تا ۵۰ درصد باشد و دمای بین ۱۸ تا ۲۰ درجه داشته باشد و به دلیل جلوگیری از تابش خورشید و گرما بهترین روش برای چیدن پرونده‌ها و قفسه‌ها به طوری هستش که پشت آنها به آفتاب باشد برای حفاظت پرونده‌ها از حشرات یا اینکه با رطوبت و نور تنظیم شده باشند بهتر است که برای مهار حشرات لوله‌های آب گرم را مسدود کنید و همینطور برای رسیدن رطوبت و نور هم حتماً تهویه هوا در محل بایگانی داشته باشید .
محافظ پرونده‌ها چه چیزهایی هستند
پرونده ها قطعاً باید درون پوشه‌هایی باشند و بعد در بایگانی قرار بگیرند و این پوشه‌ها می‌توانند کارتون زونکن یا کلاسور باشد و پرونده‌ها و پوشه‌هایی که می‌خواید خریداری کنید حتماً باید از نظر سایز با قفسه‌های بایگانی مطابقت داشته باشد و همینطور نوع اندازه پوشه‌ها و زونکن شما مهم هست که به قفسه‌های بایگانی بخورد یا نه برای اینکه می‌خواهید پرونده‌های شما عمر طولانی داشته باشد حتماً باید پوشه و پرونده‌ای را انتخاب کنید که محکم و مقاوم باشد و تا مدت‌ها پرونده‌های شما مواظبت کند زونکن به دلیل مقوایی بودن و محکم بودن جنس آنها بسیار گزینه خوبی برای نگهداری پرونده‌ها و پوشه‌ها و اسنادهای شما هستند زونکن ها آسان‌ترین گزینه برای برگ‌های زیاد هستند به دلیل اینکه قفل در ان ها بهتر برگ‌ها ورق زده می‌شوند و برای برداشتن آنها حلقه‌هایی که در کنار زونکن‌ها هست بسیار به آنها کمک می‌کند.
در پایان مقاله
در این مقاله درباره بایگانی و یا همان آرشیو صحبت کردیم و گفتیم که بهتر از تمامی این بایگانی‌ها را در زونکن‌ها قرار بدهید اعتراض پرونده‌های به خوبی مراقبت کند ما در مجموعه خانه زوجن زونکن‌های خارجی با قفل خارجی و با جنس کتان و مقوایی با مناسب‌ترین قیمت و بالاترین کیفیت ارائه می‌دهیم برای خرید عمده حتماً به وب سایت ما مراجعه کنید و با ما تماس بگیرید.
تاریخ ارسال : 1403/8/15
