در روش بایگانی،اسناد و مدارکی که به طور دائم مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و نمی‌خواهید که در دسترس دائمی شما باشند و فضایی که در آن اطلاعاتتان قرار می‌گیرد را پر کرده‌اند می‌توانید ذخیره کنید. این ذخیره سازی اگر به صورت دیجیتالی یا الکترونیکی انجام شوند بایگانی الکترونیکی می‌گویند.
در روش‌های قدیمی یا می‌توان گفت دستی ذخیره سازی اسناد یا بایگانی کردن آنها در ادارات و سازمان‌ها توسط واحد بایگانی آن اداره انجام می‌شود در روش بایگانی الکترونیکی بایگانی کردن و تمام مراحلی که می‌خواهید انجام بدید به صورت نرم‌افزاری و کامپیوتری به طور خودکار انجام می‌شود.حتماً شنیده‌اید که اطلاعاتی که به طور طولانی مدت از ان‌ها استفاده نمی‌شود و بایگانی شده‌اند آرشیو می‌گویند.
در روش بایگانی الکترونیکی به اسناد و مدارکی که بایگانی شده‌اند آرشیو می‌گویند. در این آرشیو الکترونیکی یا دیجیتال فایل‌ها و اطلاعاتی هست که به صورت دیجیتال اسکن شده یا از ابتدا دیجیتال بوده و در سیستم ذخیره سازی شده.
بایگانی الکترونیکی چه اهمیتی دارد؟
امروزه بایگانی کردن به صورت دستی یا همان روش قدیمی توسط واحد بایگانی که انجام می‌شد کمی کنار رفته و با توجه به تکنولوژی و پیشرفت علم و استفاده متعدد از کامپیوتر بایگانی الکترونیکی شده. امروزه بیشتر اسناد و اطلاعات و همینطور فایل‌هایی که در سازمان‌ها و ادارات تولید می‌شوند و از آنها استفاده می‌شود از ابتدا دیجیتال هستند و بایگانی آنها باید به صورت کاغذی باشد و نیازمند چاپ است، اما این موضوع فقط برای اطلاعات و اسناد و مدارک است و برای فیلم‌ها یا فایل‌ها و همینطور تصاویر نمی‌توان چاپ کاغذی انجام داد با دیجیتالی شدن و تمام کارها با استفاده از سیستم دیگر روش‌های سنتی یا همان گذشته و قدیمی کنار رفته و دیگر در ادارات و سازمان‌ها از کاغذ برای ذخیره کردن اطلاعات استفاده نمی‌کنند.
اگر هم استفاده بکنند از رقبای خود یا شرکت‌هایی که با آنها کار می‌کنند که از روش‌های بایگانی الکترونیکی یا دیجیتالی استفاده می‌کنند خیلی عقب‌تر هستند. اطلاعاتی که به روی کاغذ هست ممکن است گم شود یا پاک بشود یا مشکلات دیگری برای اطلاعاتی که به روی کاغذ است پیش می‌آید و همینطور فضای زیادی را اشغال می‌کند. ولی بایگانی الکترونیکی در یک سیستم و گرفتن نسخه پشتیبان این اطمینان را حاصل می‌کند که اطلاعات و فایل‌ها و مدارکی که در یک سیستم ذخیره شده است برای همیشه باقی می‌ماند. حتی اگر به آنها نخواهیم تا مدت طولانی دسترسی داشته باشیم.
شما اگر بخواهید اطلاعاتی که روی کاغذ هست را نسخه پشتیبان از آنها تهیه کنید باید کاغذهای دیگری را هم استفاده کنید اینطوری هم هزینه بسیار زیادی دارد و باعث دردسر و اشغال فضای بسیار زیاد در یک مکان می‌شود.
مزیت‌ها و فواید بایگانی الکترونیکی چیست؟
گفتیم که بایگانی الکترونیکی برای ذخیره سازی و بایگانی کردن اسناد و مدارک است ولی علاوه بر این‌ها مزایای دیگری هم دارند که در سیستم بایگانی دستی یا همان سنتی وجود ندارد. یکی از مزیت‌های آن این است که:
ایمنی زیادی دارد
اسناد و مدارک در برگه‌ها و زونکن‌ها و همینطور کارتون‌های بایگانی که قرار داشته باشند ممکن است در یک فضا یا یک اداره آسیب‌هایی مثل رطوبت ،آتش سوزی، سیل یا هر چیز دیگری به آنها برسد ولی در بایگانی الکترونیکی با اینکه شما در یک سیستم اطلاعات را قرار می‌دهید می‌توانید یک نسخه پشتیبان از آنها تهیه کنید و بدون هیچ نگرانی و دردسری هیچ آسیبی به آنها نمی‌رسد.
دسترسی آسان و با سرعت به اطلاعات بایگانی
شما اگر بخواهید یک سند و یک مدرک را بین هزاران برگه یا زونکن‌ها پیدا کنید قطعاً به زمان و انرژی شما را می‌گیرد و این کار ساعت‌ها زمان می‌برد با اینکه باید یک سری اطلاعات به روی کاغذ باشند و به طور کاغذی در دسترس باشند ولی اطلاعات کلی و اطلاعات زیادی که دارید را باید به صورت دیجیتالی بایگانی کنید و اینطوری با یک جستجو و سرچ ساده در سیستم می‌توانید به اطلاعات دست پیدا کنید و دیگر نیازی به زمان گذاشتن برای پیدا کردن یک برگه از بین هزاران برگه نیست .
اشغال نکردن فضا
شما اگر بخواهید در یک شرکت یا سازمانی که هستید کارتون‌های بایگانی یا تعداد زیادی زونکن و اسناد و مدارک را نگه دارید قطعاً باید یک بخشی از آن شرکت و آن محل را به بایگانی اختصاص دهید و اینطوری هم فضای زیادی را در یک شرکت اشغال کرده‌اید و نیاز به فضای بیشتری دارید. پس باید هر روزه مکان‌های بزرگ‌تری را اجاره کنید ولی با الکترونی کردن بایگانی اسناد و مدارک شما می‌توانید اسناد را با ایمنی و امنیت بالا ذخیره کنید و به فضای کمتری هم نیاز دارید و نیاز به فضای بسیار زیاد ندارید.
در بایگانی الکترونیکی به چه نکاتی باید توجه کرد؟
اقتصادی و به صرفه در بایگانی الکترونیکی
اگر تعداد برگه‌های شما کم باشد یعنی حداقل کمتر از ۱۰۰۰ برگ باشد یا ۱۰۰۰ سند باشد می‌توانید به روی سیستمی که دارید بایگانی دیجیتالی‌تان را انجام دهید اما اگر تعداد برگه‌هایتان زیاد بود و هر روز زیادتر هم شد و اطلاعاتتان افزایش پیدا کرد باید یک سیستم برای بایگانی دیجیتال برای خود تهیه کنید که بتواند این حجم را در خود جای دهد.
سخت‌افزار مناسب و با کیفیت
برای دیجیتالی کردن بایگانی باید سخت‌افزار کامپیوتری مناسب داشت. در هنگام خرید و انتخاب سخت‌افزار باید به این توجه داشته باشید که تمام ویژگی‌ها و انتظاراتی که در بایگانی دیجیتال دارید را این سخت افزار ها داشته باشند .
نرم‌افزار تحت وب
تحت بودن یکی از ویژگی‌های ضروری نرم‌افزارها هست که اگر نرم‌افزار تحت وب باشند اگر از آن دور باشید هر مکانی باشید در هر زمانی که بخواهید می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید و استفاده از آن فقط با سخت افزار یا سیستم عامل امکان پذیر نیست و از هر وسیله‌ای که بخواهید با مرورگر می‌توانید به آن وصل شوید.
و در اخر
در این مقاله درباره بایگانی الکترونیکی صحبت کردیم و اینکه به چه نکاتی باید رعایت کنید یا اینکه بایگانی الکترونیکی چه اهمیت‌ها و چه مزیت‌ها و فوایدی دارد گفتیم.
امیدواریم با آن آشنا شده باشید و این مقاله برای شما مفید باشد.
تاریخ ارسال : 1403/1/21
