اصلی ترین کاربرد و استفاده از جعبه بایگانی نگهداری اسناد و مدارک و پرونده و پوشه هایی هست که مهم هستند و میخواهیم برای طولانی مدت انها را نگهداریم.گاهی کتابخانه یا قفسه جایی برای نگهداری پوشه ها ندارد بهترین راه جعبه بایگانی هست،که از ان استفاده کنیم.
جعبه های بایگانی نه تنها در ادارات بلکه در مدرسه ها و هرجایی که از پوشه های زیادی استفاده میشود،کاربرد دارد.حتی میتوانیم از انها درخانه استفاده کنیم به خصوص دانش اموزان و دانشجوها میتوانند پوشه های خود را برای اینکه جای زیادی نگیرد و گم نشوند در جعبه بایگانی بگذارند.
جنس جعبه ها
جعبه های بایگانی چهار نوع هستند
چوب
فلز
پلاستیک
فشرده
کارتن های فشرده سبک هستند ولی آسیب پذیر;جعبه های پلاستیکی قابل شست و شو هم هستند.
بهترین نوع،چوبی و فلزی هستند و مقاومت بیشتری هم دارند ولی سنگین هستند و در سایز های کوچک تر تولید میشوند.
مزایای جعبه بایگانی
حفظ اسناد،پرونده و فایل ها و دسترسی سریع و اسان به مدارک و صرفه جویی هم در زمان و هم در فضا و مکان نگهداری پوشه ها،به وسیله جعبه بایگانی.
کاربرد های جعبه بایگانی
استفاده اصلی از جعبه بایگانی حفظ و نگهداری فایل ها و محتوا ها و اسناد مورد نیاز و مهم ما هستند،منتها چون هروز و همیشه نمیخواهیم از انها استفاده کنیم آنها را بایگانی میکنیم و چون نمیخواهیم فضای زیادی را در قفسه و کتابخانه بگیرند در جعبه های بایگانی قرار میدهیم.
درست است که بایگانی کردن از اسناد محافظت میکند ولی عمر اسناد در جعبه بایگانی بیشتر است.
به همین دلیل چک کردن فضای جعبه بایگانی اهمیت زیادی دارد تا دور از اسیب ها باشد.
جعبه بایگانی فقط در اداره ها مورداستفاده قرار نمیگیرند;بلکه هرجایی هرچقدر اطلاعات روی کاغذ داشته باشیم میتوانیم انها را بایگانی کنیم و در جعبه بایگانی قرار دهیم.
در مدارس،بانک ها،شرکت های حسابداری و حتی در خانه هم کاربرد دارد.
فایل ها در ادارات صد در صد یک روز مورد نیاز میشوند،اما گاهی در خانه پوشه هایی داریم که شاید فکرکنیم هیچوقت لازممان نمیشود;ولی همین محتواهای بی استفاده ممکن است یک روز به کارمان بیاد.
معمولا داشنجوها،دانش اموزان یا مقاله نویسان،جزوه ها و کاغذ های خود را در کیف یا حتی کتابخانه نگهداری میکنند ولی وسیله مورد استفاده همین جعبه ها هستند و بهتر است استفاده کنند.
جنس جعبه های بایگانی چند نوع است؟
4 نوع جعبه بایگانی داریم که با توجه به استفاده مان ان را تهیه میکنیم.
1- کارتن های فشرده سبک و آسیب پذیر هستند و عمر کمی دارند به دلیل آسیب پذیری و فشار وارد شده بر انها
2-جعبه های پلاستیکی هم قابل شستشو هستند و هم مورد بازیافت قرار میگیرند.
3-جعبه های چوبی همانطور که از اسم ان معلوم هست،چوبی هستند و مقاومت و عمر زیادی دارند
4-جعبه های فلزی هم همانند چوبی ها مقاوم و مستحکم هستند و این دو نوع جعبه دوام بیشتری نسبت به جعبه های پلاستیکی و فشرده دارند.
قفسه بایگانی فلزی
در تهیه جعبه بایگانی باید ببینیم چه چیزی را میخواهیم آرشیو کنیم و باتوجه به ان اگر فایل مهم و با ارزشی هستند انها را در کمد فلزی و رمز دار بگذاریم
امروزه در همه ادارات و شرکت ها کمد های فلزی بایگانی را میبینیم که دارای قفل فلزی هستند
این کمدها در یک سایز استاندارد برای بایگانی ساخته میشوند ولی میتوانیم استفاده های مختلف از انها بکنیم و با توجه به نیاز مشتری نحوه چینش ان را تغییر میدهند.
این کمد ها هم قیمت پایینی دارند و هم استفاده های مختلف از ان میتوان در ادارات و شرکت ها کرد مثلا قرار دادن وسیله های کار،لباس های فرم یا مخصوص کار و استفاده اصلی هم که قرار دادن پوشه ها در ان است.
مزیت های کارتن بایگانی
از کاربرد های جعبه بایگانی گفتیم،از مزیت های ان هم میتوانیم بگوییم که پیدا کردن اسناد در جعبه ها خیلی راحت است و میتوانیم نام اسناد را دور جعبه بنویسیم تا سریع دسترسی پیدا کنیم،صرفه جویی در هزینه،صرفه جویی در نیرو های انسانی و همینطور زمان،بالاتر رفتن سطح امنیت و مهم تر از همه کنترل داشتن روی مدارک آرشیو شده.
بهترین مزیت هم محافظت از فایل های مهم و کاربردی کسب و کارمان است.
جعبه های بایگانی دو نوع سرپوش دار هستنند که برای محافظت و امنیت هست که قفل دارند و نوع دیگر جهت تمیز نگه داشتن جعبه است.اگر بخواهیم حجم زیادی در جعبه بایگانی بگذاریم بهتر است از انواع دسته دار ان استفاده کنیم تا حمل و نقل راحت تر شود.
تاریخ ارسال : 1403/1/19
