چرا باید اسناد را بایگانی کنیم؟
گاهی اوقات هم مدارک و اسناد را در زونکن بایگانی میکنیم ولی مشکلاتی مثل نبود فضای زیاد در زونکن وجود دارد که برای اینکه بتوانیم اسناد زیادی را بایگانی کنیم سیستم های پیشرفته بایگانی ریلی را با تکنولوژی به روز ارائه داده است.
پرونده های دیجیتال را چگونه بایگانی کنیم؟
در درایو شبکه یک زیر پوشه بایگانی ایجاد میکنیم و پرونده های الکترونیکی را بایگانی میکنیم.
پرونده را برای بایگانی چگونه اماده کنیم؟
برای هر رکورد یک پوشه انتخاب میکنیم و اطلاعات هر پوشه را در فرم باید بنویسیم.
وزن جعبه های بایگانی بسته بندی شده بهتر است 15 کیلو باشد.
چگونه موجودی ایجاد کنیم؟
بهترین کار استفاده از الگوی مناسب است که اطلاعات مربوط به محتویات زونکن را شرح بده.
در بایگانی اسناد زونکن ها در جعبه ها چه مواردی را قرار بدهیم؟
اول اینکه بهتره یک نسخه از موجودی بالای پرونده در قسمت جعبه قرار بگیرد و جعبه نباید خیلی پر و سنگین باشد و بعد اینکه باید موارد شبیه هم را کنار هم ذخیره کنیم و به دلایل امنیتی موجودی نباید روی در جعبه باشد.
در بیرون جعبه هم شماره مرجع و تاریخ تخریب را باید بنویسیم این اطلاعات هم باید بزرگ و خوانا در چهار طرف جعبه نوشته شود .
شماره مرجع بایگانی چگونه بدست میاد؟
تاریخ تخریب
مکانی که جعبه ذخیره شده
مکان ذخیره سازی
تاریخ ذخیره بازگشت
بازیابی جعبه های بایگانی
اگر سندی را بخواهیم باید از مسئول و مدیر بخواهیم و باید موارد محرمانه و مالی را خرد کنیم و دور بریزیم .
دور ریختن سوابق الکترونیکی
وقتی دیگر نیاز به یک پرونده الکترونیکی نیست لازم است از سطل بازیافت حذف شود.که باید هنگام حذف موارد اینکار را با احتیاط انجام داد.
جلوگیری بلاهای طبیعی
مکان جعبه های بایگانی بهتر است همیشه چک شود تا از قرار گرفتن اسناد در معرض نور و اتش سوزی و موش ها جلوگیری شود.
نحوه بایگانی اسناد در زونکن
بایگانی چیست؟
ما اسنادی را بایگانی میکنیم که میدانیم نمیخواهیم هر روز و دائم از آنها استفاده کنیم.
به غیر از اسناد و مدارک ،ویدیو،تصاویر،متن های مهم که ارزش دارند برای اداره و شرکت و یا هر چیز دیگری،بایگانی میکنیم تا درآینده هروقت خواستیم از آنها استفاده کنیم به آنها رجوع کنیم.
بهتر است از اسناد و پرونده ها همیشه نسخه پشتیبان داشته باشیم تا در صورت آسیب رسیدن به آنها از جمله گم شدن حداقل یک نسخه از اطلاعاتمان داشته باشیم.
بایگانی مزیت های زیادی دارد و مهم تر از همه نقش تاثیر گذاری در موفیت ادارت دارد.
درمواقع حسابرسی و یا هر مشکل حقوقی دیگر،بایگانی به ادارات کمک میکند تا اسناد مربوط به آن زمان را ارائه دهد.
بایگانی به سه روش انجام میشود:
بایگانی جاری:اسنادی را در آن نگهداری میکنیم که دائم و هروز نیازمان میشود.
بایگانی راکد:اسنادی که در بایگانی راکد نگهداری میشود کلا بی استفاده است و نه روزانه و نه کوتاه مدت مورد نیاز نیست و در کمد بایگانی نگهداری میشود.
چرا بایگانی میکنیم؟
با بایگانی کردن اسناد میتوان به حفظ اطلاعات در طولانی مدت اشاره کرد و نگران از دست دادن اطلاعات شرکت نشد.
از مزایای دیگر بایگانی حفظ امنیت است.از هرگونه حمله سایبری و نفوذ به اطلاعات شرکت میتوان جلوگیری کرد و برای امنیت بیشتر میتوانیم در سیستمی که بایگانی کرده ایم مجوز ها را تعریف کنیم و اجازه دسترسی به افراد مطمئن بدهیم.اینطوری هرکس به اطلاعات دست پیدا نخواهد کرد و این هم بحث امنیت است.
بایگانی در زونکن مشکلاتی هم دارد;حجم اطلاعات زیاد ممکن است باعث کمبود فضای فیزیکی شود.به همین دلیل کمدهای بایگانی ریلی را به بازار ارائه دادند.
پرونده های دیجیتال را چگونه بایگانی کنیم؟
بایگانی پرونده های دیجیتال،دیگر مشکلاتی مانند بایگانی زونکن ها را ندارد که نیاز به فشرده سازی زونکن ها در قفسه یا کمبود فضا در زونکن را داشته باشد .
برای بایگانی دیجیتالی به سیستم نیاز داریم و تمامی بایگانی ها به وسیله نرم افزار هایی که روی سیستم داریم انجام میشود و نیاز به مصرف کاغذ و نیرو و هزینه نیست.
اینطوری وقتی پرونده بایگانی شده را خواستیم خیلی راحت تر میتوان با یک سرچ نام آن پوشه را پیدا کرد.
هنوز هم از زونکن برای بایگانی استفاده میکنیم و آنها را در قفسه قرار میدهیم و اطلاعات زیادی هم در آن ذخیره میکنیم ولی قطعا اطلاعات ذخیره شده در سیستم راحت تر پیدا میشود و ماندگار است.
جعبه های بایگانی:
جعبه های بایگانی کارتن هایی هستند که محکم و مقاوم هستند و کاربرد های زیادی هم دارند(کاربرد جعبه های بایگانی).زونکن ها را میتوان در این کارتن ها قرار داد و نام اسناد را روی جعبه نوشت تا راحت تر پیدا کرد.جعبه بایگانی هم قیمت مناسبی دارد هم به مدت طولانی میتوان از آنها استفاده کرد.
زونکن ها فضای زیادی میگیرند اگر بخواهیم آنها را جایی قرار بدهیم و به مدت طولانی با آنها کاری نداشته باشیم،امکان آسیب رسیدن به آنها هست و مهم تر از همه فضای زیادی را اشغال میکند.
بهتر است وزن جعبه را خیلی سنگین نکنیم،یعنی تا 15 کیلو باشد تا جابجایی و نگهداری راحت تر باشد.
اگر نیازی به بازیابی بود و به اطلاعاتمان نیاز داشتیم میتوانیم از مسئول جعبه های بایگانی بخواهیم.
در بایگانی الکرونیکی هروقت نیازی به یک پرونده نداشتیم باید از سطل بازیافت هم آن را حذف کنیم و خیلی با احتیاط این کار را انجام بدهیم.
جلوگیری از آسیب رسیدن به جعبه بایگانی:
جعبه های بایگانی قطعا به دلیل اسناد و مداراک محرمانه همیشه باید در امن ترین مکان نگهداری شود .جعبه بایگانی بیشتر در اداره ها و شرکت ها نگهداری میشود که دائما مکان آنها باید چک شود تا آسیبی به آنها نرسد.آسیب هایی از جمله ریختن مایعات روی جعبه،آتش سوزی،قرار گرفتن در نور آفتاب،موش ها و موریانه ها و ...که باید مراقبت کرد.
تاریخ ارسال : 1403/1/19
